Nhằm triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ năm 2024, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành Kế hoạch số 38/KH-SLĐTBXH về công tác văn thư, lưu trữ năm 2024. Trong đó, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội xác định các nội dung cụ thể cần thực hiện trong năm 2024 như sau:
- Xây dựng, triển khai các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ của Sở năm 2024.
- Xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu về kho Lưu trữ cơ quan năm 2024. tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu về kho Lưu trữ cơ quan, đơn vị năm 2024.
- Thống kê, lập mục lục hồ sơ, tài liệu đã lập hồ sơ công việc để thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Lập hồ sơ công việc điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
- Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ công việc giấy, hồ sơ công việc điện tử tại các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Sở.
- Bố trí hoặc cải tạo kho (phòng) lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Việc lập hồ sơ công việc điện tử, lập hồ sơ công việc giấy, chỉnh lý tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử tại cơ quan, đơn vị là nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện tốt trong năm 2024.
Để thực hiện có hiệu quả công tác lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử mỗi công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị cần phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu nhằm đáp ứng tình hình chuyển đổi số hiện nay.
Lập hồ sơ công việc là một nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên và liên tục của công chức, viên chức. Để tài liệu thực sự là nguồn tư liệu phục vụ cho việc tìm kiếm của cơ quan, đơn vị về sau thì những văn bản, giấy tờ phải được sắp xếp, hệ thống một cách khoa học và hợp lý và theo tiêu chí cụ thể hay nói cách khác là tài liệu phải được lập thành hồ sơ công việc. Đây là một việc làm rất cần thiết đối với mỗi công chức, viên chức. Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi công chức, viên chức quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống đồng thời giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc cao nhất. Chấm dứt việc tài liệu được sắp xếp lưu trữ rời rạt, lộn xộn, hằng năm phải tốn chi phí rất lớn cho việc chỉnh lý.
Việc nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho công chức, viên chức về công tác lập hồ sơ công việc đóng một vai trò hết sức quan trọng. Trưởng các phòng chuyên môn, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc cần tăng cường việc quán triệt, triển khai thực hiện Công văn số 638/SLĐTBXH-VP ngày 30/3/2023 của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn lập hồ sơ công việc giấy, hồ sơ công việc điện tử và nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị để công chức, viên chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc được đầy đủ đúng theo quy định./
VĂN PHÒNG SỞ