Để Triển khai thực hiện có hiệu quả công tác lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử đến cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị cần phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu nhằm đáp ứng tình hình chuyển đổi số hiện nay.

Lập hồ sơ công việc là một nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên và liên tục của cán bộ, công chức, viên chức. Để tài liệu thực sự là nguồn tư liệu phục vụ cho việc tìm kiếm của cơ quan, đơn vị về sau thì những văn bản, giấy tờ phải được sắp xếp, hệ thống một cách khoa học và hợp lý và theo tiêu chí cụ thể hay nói cách khác là tài liệu phải được lập thành hồ sơ công việc. Đây là một việc làm rất cần thiết đối với mỗi cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị. Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống đồng thời giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc cao nhất. Chấm dứt việc tài liệu được sắp xếp lưu trữ rời rạc, lộn xộn, hằng năm phải tốn chi phí rất lớn cho việc chỉnh lý.

(Sắp xếp hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp để dễ dàng tìm kiếm)

Cụ thể việc lập hồ sơ công việc được thực hiện tốt sẽ tạo được những hiệu quả sau:

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức. Trong cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ công việc được quan tâm, chú trọng thì tất cả văn bản sản phát sinh trong quá trình giải quyết công việc sẽ được sắp xếp và phân loại theo từng vấn đề, sự việc phản ánh đầy đủ chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và hiệu quả. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng công chức, viên chức nói riêng, của cơ quan, đơn vị nói chung.

- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Mỗi hồ sơ, tài liệu được lập sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức theo dõi, nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát, giữ gìn được bí mật của cơ quan, đơn vị.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ công việc được tốt tức là bước đầu đã phân loại và xác định được giá trị của hồ sơ, tài liệu. Trên cơ sở đó, công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử sau khi hoàn chỉnh.

Việc nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho công chức, viên chức về công tác lập hồ sơ công việc đóng một vai trò hết sức quan trọng. Trưởng các phòng chuyên môn, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc cần tăng cường việc quán triệt, triển khai thực hiện Công văn số 638/SLĐTBXH-VP ngày 30/3/2023 của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn lập hồ sơ công việc giấy, hồ sơ công việc điện tử và nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị để cán bộ, công chức, viên chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc được đầy đủ đúng theo quy định./ 

      VĂN PHÒNG SỞ